Informativa privacy app Your Stay

Informativa ai sensi degli artt. 13 e, ove applicabile, 14 del Regolamento (UE) 2016/679 per chi utilizza l’app Your Stay · Versione 2026-4 del 21 ottobre 2026

La presente informativa descrive come Resort 95 Village S.r.l. tratta i dati personali di ospiti e personale che utilizzano l’app Your Stay per gestire prenotazioni e soggiorno, scrivere alla struttura in chat, usare il concierge con intelligenza artificiale (facoltativo) e partecipare al programma De Angelis Privilege.

Per la navigazione del sito, la registrazione degli ospiti all’arrivo e gli altri trattamenti valgono la Privacy Policy del sito e le informative specifiche fornite al momento della raccolta. Per il programma fedeltà resta valida l’informativa De Angelis Privilege, qui riassunta per la parte che passa dall’app.

1. Titolare del trattamento e contatti

Resort 95 Village S.r.l.
Sede legale: Via Giovanni XXIII, 33 - 63074 San Benedetto del Tronto (AP), Italia
Codice fiscale e numero di iscrizione al Registro delle Imprese: 02344200445
REA: AP - 205865

Email per richieste sulla privacy: segreteria@deangelisvillage.com

PEC: info@pec.resort95village.com

Le richieste possono essere inviate anche per posta alla sede legale, indicando “Privacy”.

2. A chi si applica

• Ospiti: chi crea un account nell’app per gestire prenotazioni e soggiorno, scrivere alla struttura in chat e usare il programma De Angelis Privilege.
• Staff: dipendenti e collaboratori della Società che accedono all’app con un account di servizio per assistere gli ospiti.

Per lo staff, questa informativa riguarda solo l’uso dell’app. Il rapporto di lavoro è descritto nell’informativa per il personale.

3. Dati personali trattati

Trattiamo solo i dati che servono alle funzioni dell’app che usi.

Ambito	Dati
Account ospite	Nome, cognome, indirizzo email, password (conservata solo in forma cifrata e non leggibile), telefono (facoltativo), lingua, paese. Codici inviati via email per verificare l’indirizzo alla registrazione e per recuperare la password; su iOS e su Android anche il codice di prenotazione richiesto all’accesso, esclusa la modalità visitatore. Data e ora degli accessi.
Account staff	Nome, ruolo e struttura, credenziali personali di accesso, data e ora degli accessi e registro delle operazioni svolte nell’app (ad esempio messaggi inviati, richieste gestite).
Prenotazioni e soggiorno	Codice di prenotazione, date, struttura, sistemazione, numero e composizione degli ospiti, età dei minori quando necessaria, importi, stato dei pagamenti, richieste di servizio. I dati possono provenire anche da chi ha prenotato per te, da agenzie di viaggio, tour operator o piattaforme di prenotazione.
Chat con la struttura	Contenuto dei messaggi, allegati che scegli di inviare (ad esempio la foto di un guasto), data e ora, nome del membro dello staff che risponde.
Concierge AI (facoltativo)	Preferenze del soggiorno (date, numero di persone, interessi, ritmo), richieste che scrivi al concierge e risposte, programmi proposti e loro stato, scelta di ricevere una proposta ogni giorno, consenso e relativa versione.
De Angelis Privilege	Numero della card, livello e scadenza, saldo e movimenti dei punti, premi richiesti, vantaggi assegnati; importo, data e punto vendita dei consumi registrati con la card, senza il dettaglio di cosa è stato consumato.
Dispositivo e notifiche	Identificativo per le notifiche push, modello e sistema operativo, versione dell’app, lingua del dispositivo, registrazioni tecniche di errori e sicurezza.
Consensi	Testo accettato, versione dei documenti, data e ora; consensi revocati.

L’app accede a fotocamera, galleria o notifiche solo per le funzioni che lo richiedono e solo dopo il tuo permesso, che puoi revocare in ogni momento dalle impostazioni del dispositivo.

Non inserire in chat né nel concierge AI numeri di carta, codici di sicurezza, password o informazioni sulla salute. Per esigenze di accessibilità, allergie o assistenza la struttura indica il canale adatto e fornisce l’informativa specifica: questi dati richiedono anche un presupposto dell’art. 9 GDPR.

4. Finalità e basi giuridiche

Finalità	Base giuridica
Creare e gestire l’account ospite: registrazione con verifica dell’indirizzo email, accesso con email e password, recupero della password e sicurezza dell’account.	Art. 6, par. 1, lett. b), GDPR: esecuzione del contratto di servizio dell’app richiesto dall’utente.
Mostrare e gestire prenotazioni, variazioni, pagamenti, richieste di servizio e comunicazioni sul soggiorno.	Art. 6, par. 1, lett. b), GDPR: esecuzione del contratto e misure precontrattuali.
Rispondere ai messaggi in chat prima, durante e dopo il soggiorno.	Art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, quando la richiesta riguarda la prenotazione; lett. f) per le altre richieste, nell’interesse a dare riscontro.
Gestire la partecipazione a De Angelis Privilege: card, punti, livello, vantaggi e premi.	Art. 6, par. 1, lett. b), GDPR: esecuzione del contratto di partecipazione al Programma.
Usare il concierge AI: interpretare le tue richieste e preferenze per indicarti le informazioni del catalogo della struttura e proporti attività e servizi disponibili; se lo scegli, prepararti ogni giorno una proposta.	Art. 6, par. 1, lett. a), GDPR: consenso facoltativo, distinto dagli altri e revocabile in ogni momento. Senza consenso puoi scegliere i servizi da solo o scrivere alla reception.
Inviare notifiche push di servizio (conferme, promemoria, risposte in chat).	Art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. Le notifiche si disattivano dalle impostazioni del dispositivo.
Inviare offerte e novità, anche riservate ai membri Privilege e scelte in base al livello e ai soggiorni precedenti, via email o notifica.	Art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e art. 130 del D.lgs. 196/2003: consenso facoltativo, distinto e revocabile.
Consentire allo staff di usare l’app per il proprio lavoro e tenere traccia di chi ha svolto ogni operazione.	Art. 6, par. 1, lett. b) e c), e art. 88 GDPR; art. 4, comma 2, L. 300/1970 (strumenti di lavoro).
Adempiere agli obblighi amministrativi, fiscali e contabili.	Art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.
Garantire sicurezza e funzionamento dell’app, prevenire abusi e frodi, difendere i diritti della Società.	Art. 6, par. 1, lett. f), GDPR: legittimo interesse, previa valutazione di bilanciamento.

Il livello Privilege è calcolato in modo automatico con soglie oggettive e pubbliche previste dal Regolamento (notti, soggiorni, spesa). Su richiesta, una persona dello staff verifica il calcolo.

Il concierge AI non decide al posto tuo: seleziona solo informazioni, servizi e orari già presenti nel catalogo della struttura. Ogni programma proposto viene verificato dallo staff e diventa una prenotazione solo dopo la tua conferma. Le richieste su pagamenti, cancellazioni, salute o allergie sono passate allo staff.

I dati registrati sull’uso dell’app da parte dello staff non sono usati per controllare a distanza l’attività lavorativa. Possono essere usati ai fini del rapporto di lavoro solo nei limiti dell’art. 4, comma 3, L. 300/1970 e di questa informativa.

5. Conferimento dei dati

Nome ed email sono necessari per creare l’account; senza di essi non è possibile usare l’app. Telefono, foto in chat, notifiche, concierge AI e consenso marketing sono facoltativi: il rifiuto non impedisce di prenotare, usare la chat o partecipare a Privilege. La revoca del consenso vale per il futuro e non pregiudica la liceità del trattamento precedente.

6. Modalità del trattamento e destinatari

I dati sono trattati con strumenti elettronici da personale autorizzato (reception, assistenza, punti vendita, amministrazione), ciascuno per quanto serve alla propria mansione. Lo staff vede solo i dati degli ospiti necessari alla richiesta che gestisce. Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi, con limitazione degli accessi e procedure per la cancellazione dei dati.

Possono accedere ai dati, come responsabili del trattamento vincolati da un accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR:

• fornitori di hosting, sviluppo e manutenzione dell’app e del sistema gestionale;
• il fornitore del gestionale delle prenotazioni;
• il fornitore del servizio di chat, quando diverso dal gestionale;
• i fornitori dei servizi di posta elettronica e di notifica push (Apple Push Notification service, Google Firebase Cloud Messaging);
• OpenAI, fornitore del modello di intelligenza artificiale del concierge, solo se usi il concierge AI dopo aver dato il consenso;
• i consulenti amministrativi e fiscali.

Cosa riceve OpenAI. Per ogni richiesta al concierge AI inviamo a OpenAI:

• il testo che scrivi e gli ultimi messaggi della conversazione con il concierge;
• le preferenze (numero di persone, interessi, ritmo);
• la data scelta;
• l’elenco dei servizi, delle informazioni e degli orari disponibili della struttura.

Non inviamo nome, email, telefono, codice di prenotazione, numero della card né altri dati dell’account, ma OpenAI riceve tutto ciò che scrivi nel messaggio: evita di inserire dati personali non necessari. La conservazione delle richieste per l’app è disattivata e, secondo le condizioni del servizio, i dati inviati non sono usati per addestrare i modelli. OpenAI può conservarli per un periodo limitato, fino a 30 giorni, per sicurezza e prevenzione degli abusi.

Banche e prestatori di servizi di pagamento trattano i dati di pagamento come autonomi titolari. Se aggiungi la card Privilege ad Apple Wallet o Google Wallet, nome, livello, numero e QR della card sono trasmessi al servizio scelto, che li tratta secondo le proprie condizioni. I dati non sono venduti né comunicati a terzi per finalità proprie.

7. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

I servizi di notifica di Apple e Google e, per chi usa il concierge AI, il servizio di OpenAI possono comportare trattamenti negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene con le garanzie degli artt. 44 e seguenti GDPR, ad esempio la decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework o le clausole contrattuali standard.

Il Titolare non trasferisce gli altri dati dell’app fuori dallo Spazio economico europeo. Se un fornitore dovesse farlo, il trasferimento avverrà solo con le stesse garanzie.

8. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo necessario a ciascuna finalità, poi cancellati o resi anonimi in modo irreversibile, anche nelle copie di backup secondo i cicli definiti dal Titolare.

Dati	Conservazione
Account ospite	Fino alla cancellazione dell’account. Dopo 36 mesi senza soggiorni, consumi o accessi, l’account viene cancellato o reso anonimo, con preavviso via email.
Messaggi e allegati della chat	24 mesi dalla fine dell’ultimo soggiorno, salvo quanto serve per un reclamo o una controversia in corso.
Prenotazioni e documentazione contrattuale	Per la durata del rapporto e poi fino a 10 anni, per i termini di prescrizione.
Documentazione contabile e fiscale, compresi i movimenti dei punti legati a documenti fiscali	10 anni (art. 2220 c.c.), in forma anonima dopo la chiusura dell’account ove possibile.
Concierge AI: messaggi	30 giorni.
Concierge AI: preferenze e programmi proposti	90 giorni dall’ultimo aggiornamento; i programmi confermati seguono le regole delle prenotazioni. Puoi cancellarli subito dal concierge nell’app; revocando il consenso non inviamo più richieste a OpenAI.
Dati del Programma Privilege	Per tutta la durata dell’iscrizione; dopo 36 mesi senza soggiorni, consumi o accessi all’area membri, cancellati o resi anonimi.
Consenso marketing	Fino alla revoca, o fino a 24 mesi dall’ultima attività.
Prove dei consensi	Per il tempo necessario a dimostrarne la raccolta, e comunque non oltre 10 anni.
Codici di verifica e di recupero, registrazioni degli accessi	Codici: 15 minuti, al massimo 5 tentativi. Accessi: 12 mesi.
Identificativo per le notifiche push	Fino all’uscita dall’account, alla disinstallazione dell’app o alla cancellazione dell’account.
Account staff e registro delle operazioni	Account disattivato alla fine del rapporto di lavoro. Registro delle operazioni: 12 mesi, salvo i dati collegati a documenti contabili.
Log tecnici e di sicurezza	12 mesi, salvo conservazione selettiva per incidenti o richieste dell’autorità.

9. Cancellazione dell’account

Puoi cancellare il tuo account ospite in qualsiasi momento, gratuitamente:

• dall’app (iOS e Android): nelle impostazioni del profilo, con la funzione “Elimina account”, confermando con la password del tuo account;
• senza l’app: scrivendo a segreteria@deangelisvillage.com dall’indirizzo email dell’account, con oggetto “Cancellazione account Your Stay”.

La cancellazione viene eseguita entro 30 giorni e ne ricevi conferma via email. Cancellare l’account non annulla le prenotazioni: per modificarle o annullarle valgono le condizioni di prenotazione.

Con l’account vengono cancellati o resi anonimi il profilo, i messaggi della chat, le preferenze, i messaggi e i programmi del concierge AI, gli identificativi per le notifiche e i consensi marketing. Se sei iscritto a De Angelis Privilege, l’iscrizione si chiude: come previsto dal Regolamento, i punti non utilizzati e il livello si estinguono, mentre i premi già confermati restano validi.

Restano conservati, per i periodi del punto 8, solo i dati che la legge impone di tenere o che servono a difendere un diritto: documenti contrattuali e fiscali delle prenotazioni, movimenti dei punti legati a documenti fiscali (in forma anonima ove possibile), prove dei consensi e l’indirizzo email nell’elenco di esclusione dalle comunicazioni promozionali, se ti sei opposto.

Gli account staff sono gestiti dalla Società: vengono disattivati alla fine del rapporto o su richiesta al responsabile della struttura.

10. Diritti delle persone interessate

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR puoi chiedere l’accesso ai dati e una copia, la rettifica, la cancellazione, la limitazione e la portabilità dei dati forniti. Puoi opporti in qualsiasi momento al marketing diretto e, per motivi legati alla tua situazione, ai trattamenti basati sul legittimo interesse (art. 21 GDPR).

Il consenso marketing si revoca dalle preferenze del profilo nell’app, dal link in ogni email o scrivendo al Titolare. Il consenso al concierge AI si revoca dalle preferenze del concierge nell’app: da quel momento nessuna nuova richiesta viene inviata a OpenAI. Le notifiche push si disattivano dalle impostazioni del dispositivo.

Le richieste vanno inviate a segreteria@deangelisvillage.com o agli altri recapiti del punto 1. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e di regola entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi dell’art. 12 GDPR. Le richieste sono gratuite; in caso di dubbi sull’identità chiediamo solo le informazioni necessarie a verificarla.

Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo del Paese di residenza, ai sensi dell’art. 77 GDPR, nonché rivolgerti all’autorità giudiziaria.

Informazioni e modalità di reclamo al Garante

11. Minori

L’account e il Programma Privilege sono riservati ai maggiorenni. I dati dei minori che viaggiano con te sono limitati a quanto serve alla prenotazione e non sono usati per marketing. Se scopriamo un account creato da un minore, lo cancelliamo.

12. Aggiornamenti

L’informativa può essere aggiornata per nuove funzioni dell’app o cambi della normativa. La versione in vigore è sempre disponibile nell’app e su questa pagina (https://villaggiocentrovacanzedeangelis.com/privacy-app/). Le modifiche rilevanti sono comunicate nell’app o via email prima di applicarsi; la sola pubblicazione di una nuova versione non costituisce consenso.