Privacyverklaring app Your Stay

Privacyverklaring op grond van artikel 13 en, waar van toepassing, artikel 14 van Verordening (EU) 2016/679 voor gebruikers van de app Your Stay · Versie 2026-4 van 21 oktober 2026

Dit is een vertaling ter informatie. Bij verschillen is de Italiaanse versie bindend.

Deze verklaring beschrijft hoe Resort 95 Village S.r.l. de persoonsgegevens verwerkt van gasten en medewerkers die de app Your Stay gebruiken om boekingen en verblijf te beheren, de accommodatie via chat te schrijven, de concierge met kunstmatige intelligentie te gebruiken (optioneel) en deel te nemen aan het programma De Angelis Privilege.

Voor het bezoeken van de website, de registratie van gasten bij aankomst en andere verwerkingen gelden het privacybeleid van de website en de specifieke verklaringen die bij het verzamelen worden verstrekt. Voor het loyaliteitsprogramma blijft de privacyverklaring van De Angelis Privilege gelden; die wordt hier samengevat voor het deel dat via de app verloopt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

Resort 95 Village S.r.l.
Statutaire zetel: Via Giovanni XXIII, 33 - 63074 San Benedetto del Tronto (AP), Italië
Fiscaal nummer en inschrijvingsnummer in het Handelsregister: 02344200445
REA: AP - 205865

E-mail voor privacyverzoeken: segreteria@deangelisvillage.com

Gecertificeerde e-mail (PEC): info@pec.resort95village.com

Verzoeken kunnen ook per post naar de statutaire zetel worden gestuurd, met vermelding van “Privacy”.

2. Voor wie deze verklaring geldt

• Gasten: wie in de app een account aanmaakt om boekingen en verblijf te beheren, de accommodatie via chat te schrijven en het programma De Angelis Privilege te gebruiken.
• Medewerkers: werknemers en medewerkers van de Vennootschap die met een dienstaccount toegang hebben tot de app om gasten te helpen.

Voor medewerkers betreft deze verklaring alleen het gebruik van de app. De arbeidsrelatie wordt beschreven in de privacyverklaring voor het personeel.

3. Verwerkte persoonsgegevens

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor de functies van de app die u gebruikt.

Onderdeel	Gegevens
Gastaccount	Voornaam, achternaam, e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld en onleesbaar opgeslagen), telefoon (optioneel), taal, land. Codes die per e-mail worden verstuurd om het adres bij registratie te verifiëren en om het wachtwoord te herstellen; op iOS en Android ook het boekingsnummer dat bij het inloggen wordt gevraagd, behalve in de bezoekersmodus. Datum en tijd van het inloggen.
Medewerkersaccount	Naam, functie en accommodatie, persoonlijke inloggegevens, datum en tijd van toegang en logboek van de in de app uitgevoerde handelingen (bijvoorbeeld verstuurde berichten, behandelde verzoeken).
Boekingen en verblijf	Boekingsnummer, data, accommodatie, verblijfseenheid, aantal en samenstelling van de gasten, leeftijd van minderjarigen indien nodig, bedragen, betaalstatus, serviceverzoeken. De gegevens kunnen ook afkomstig zijn van degene die voor u heeft geboekt, van reisbureaus, touroperators of boekingsplatforms.
Chat met de accommodatie	Inhoud van berichten, bijlagen die u verstuurt (bijvoorbeeld een foto van een storing), datum en tijd, naam van de medewerker die antwoordt.
AI-concierge (optioneel)	Voorkeuren voor het verblijf (data, aantal personen, interesses, tempo), verzoeken aan de concierge en antwoorden, voorgestelde programma’s en hun status, keuze om elke dag een voorstel te ontvangen, toestemming en de versie ervan.
De Angelis Privilege	Kaartnummer, niveau en vervaldatum, puntensaldo en -transacties, aangevraagde beloningen, toegekende voordelen; bedrag, datum en verkooppunt van met de kaart geregistreerde bestedingen, zonder details over wat is geconsumeerd.
Apparaat en meldingen	ID voor pushmeldingen, apparaatmodel en besturingssysteem, appversie, taal van het apparaat, technische fout- en beveiligingslogboeken.
Toestemmingen	Geaccepteerde tekst, versie van de documenten, datum en tijd; ingetrokken toestemmingen.

De app gebruikt camera, fotogalerij of meldingen alleen voor de functies die dat nodig hebben en alleen na uw toestemming, die u altijd kunt intrekken in de instellingen van het apparaat.

Voer in de chat en in de AI-concierge geen kaartnummers, beveiligingscodes, wachtwoorden of gezondheidsinformatie in. Voor toegankelijkheid, allergieën of hulp geeft de accommodatie het juiste kanaal aan en verstrekt de specifieke verklaring: voor deze gegevens is ook een grondslag uit art. 9 AVG nodig.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Doel	Rechtsgrond
Aanmaken en beheren van het gastaccount: registratie met verificatie van het e-mailadres, inloggen met e-mail en wachtwoord, herstel van het wachtwoord en accountbeveiliging.	Art. 6, lid 1, b), AVG: uitvoering van de door de gebruiker gevraagde dienstverleningsovereenkomst van de app.
Tonen en beheren van boekingen, wijzigingen, betalingen, serviceverzoeken en berichten over het verblijf.	Art. 6, lid 1, b), AVG: uitvoering van de overeenkomst en precontractuele maatregelen.
Beantwoorden van chatberichten vóór, tijdens en na het verblijf.	Art. 6, lid 1, b), AVG als het verzoek de boeking betreft; f) voor andere verzoeken, in het belang van een antwoord.
Beheren van de deelname aan De Angelis Privilege: kaart, punten, niveau, voordelen en beloningen.	Art. 6, lid 1, b), AVG: uitvoering van de deelnameovereenkomst van het Programma.
Gebruik van de AI-concierge: uw verzoeken en voorkeuren interpreteren om u informatie uit de catalogus van de accommodatie te tonen en beschikbare activiteiten en diensten voor te stellen; als u dat wilt, elke dag een voorstel voorbereiden.	Art. 6, lid 1, a), AVG: vrijwillige toestemming, los van de andere en op elk moment in te trekken. Zonder toestemming kunt u zelf diensten kiezen of de receptie schrijven.
Versturen van service-pushmeldingen (bevestigingen, herinneringen, antwoorden in de chat).	Art. 6, lid 1, b), AVG. Meldingen kunt u uitschakelen in de instellingen van het apparaat.
Versturen van aanbiedingen en nieuws, ook exclusief voor Privilege-leden en gekozen op basis van niveau en eerdere verblijven, per e-mail of melding.	Art. 6, lid 1, a), AVG en art. 130 van het Italiaanse wetsbesluit 196/2003: vrijwillige, aparte en intrekbare toestemming.
Medewerkers de app laten gebruiken voor hun werk en bijhouden wie welke handeling heeft uitgevoerd.	Art. 6, lid 1, b) en c), en art. 88 AVG; art. 4, lid 2, van de Italiaanse wet 300/1970 (werkmiddelen).
Voldoen aan administratieve, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.	Art. 6, lid 1, c), AVG.
Zorgen voor de beveiliging en werking van de app, misbruik en fraude voorkomen, de rechten van de Vennootschap verdedigen.	Art. 6, lid 1, f), AVG: gerechtvaardigd belang, na belangenafweging.

Het Privilege-niveau wordt automatisch berekend met objectieve en openbare drempels uit het Reglement (nachten, verblijven, besteding). Op verzoek controleert een medewerker de berekening.

De AI-concierge beslist niet in uw plaats: hij kiest alleen informatie, diensten en tijden die al in de catalogus van de accommodatie staan. Elk voorgesteld programma wordt door het personeel gecontroleerd en wordt pas een boeking na uw bevestiging. Verzoeken over betalingen, annuleringen, gezondheid of allergieën worden doorgegeven aan het personeel.

De gegevens over het gebruik van de app door medewerkers worden niet gebruikt om het werk op afstand te controleren. Ze mogen voor de arbeidsrelatie alleen worden gebruikt binnen de grenzen van art. 4, lid 3, van de Italiaanse wet 300/1970 en van deze verklaring.

5. Verstrekking van gegevens

Naam en e-mail zijn nodig om het account aan te maken; zonder deze gegevens kan de app niet worden gebruikt. Telefoon, foto’s in de chat, meldingen, de AI-concierge en marketingtoestemming zijn optioneel: weigeren belet u niet te boeken, de chat te gebruiken of deel te nemen aan Privilege. Intrekking van toestemming geldt voor de toekomst en doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

6. Wijze van verwerking en ontvangers

De gegevens worden elektronisch verwerkt door bevoegde medewerkers (receptie, service, verkooppunten, administratie), ieder alleen voor zover nodig voor de eigen taak. Medewerkers zien alleen de gastgegevens die nodig zijn voor het verzoek dat zij behandelen. De Verwerkingsverantwoordelijke neemt passende technische en organisatorische maatregelen, met toegangsbeperkingen en procedures voor het wissen van gegevens.

Als verwerkers met een overeenkomst op grond van art. 28 AVG kunnen toegang hebben tot de gegevens:

• aanbieders van hosting, ontwikkeling en onderhoud van de app en het beheersysteem;
• de leverancier van het reserveringssysteem;
• de aanbieder van de chatdienst, als die verschilt van het beheersysteem;
• aanbieders van e-mail- en pushmeldingsdiensten (Apple Push Notification service, Google Firebase Cloud Messaging);
• OpenAI, aanbieder van het AI-model van de concierge, alleen als u de AI-concierge gebruikt nadat u toestemming hebt gegeven;
• administratieve en fiscale adviseurs.

Wat OpenAI ontvangt. Bij elk verzoek aan de AI-concierge sturen we naar OpenAI:

• de tekst die u schrijft en de laatste berichten van het gesprek met de concierge;
• uw voorkeuren (aantal personen, interesses, tempo);
• de gekozen datum;
• de lijst met beschikbare diensten, informatie en tijden van de accommodatie.

We sturen geen naam, e-mail, telefoon, boekingsnummer, kaartnummer of andere accountgegevens, maar OpenAI ontvangt alles wat u in het bericht schrijft: vermeld geen onnodige persoonsgegevens. Het opslaan van verzoeken voor de app is uitgeschakeld en volgens de voorwaarden van de dienst worden de verstuurde gegevens niet gebruikt om de modellen te trainen. OpenAI kan ze een beperkte periode, tot 30 dagen, bewaren voor beveiliging en het voorkomen van misbruik.

Banken en betaaldienstverleners verwerken betaalgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken. Als u de Privilege-kaart toevoegt aan Apple Wallet of Google Wallet, worden naam, niveau, nummer en QR-code van de kaart doorgegeven aan de gekozen dienst, die ze volgens zijn eigen voorwaarden verwerkt. De gegevens worden niet verkocht en niet aan derden verstrekt voor hun eigen doeleinden.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De meldingsdiensten van Apple en Google en, voor gebruikers van de AI-concierge, de dienst van OpenAI kunnen verwerking in de Verenigde Staten met zich meebrengen. In die gevallen gebeurt de doorgifte met de waarborgen van de artikelen 44 en volgende AVG, bijvoorbeeld het adequaatheidsbesluit EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

De Verwerkingsverantwoordelijke geeft de overige gegevens van de app niet door buiten de Europese Economische Ruimte. Mocht een leverancier dat doen, dan gebeurt de doorgifte alleen met dezelfde waarborgen.

8. Bewaartermijnen

De gegevens worden bewaard zolang nodig is voor elk doel en daarna gewist of onomkeerbaar geanonimiseerd, ook in back-ups volgens de cycli die de Verwerkingsverantwoordelijke vaststelt.

Gegevens	Bewaartermijn
Gastaccount	Tot het account wordt verwijderd. Na 36 maanden zonder verblijven, bestedingen of inloggen wordt het account, na voorafgaande melding per e-mail, verwijderd of geanonimiseerd.
Chatberichten en bijlagen	24 maanden na het einde van het laatste verblijf, behalve voor zover nodig voor een lopende klacht of geschil.
Boekingen en contractdocumenten	Gedurende de relatie en daarna tot 10 jaar, in verband met verjaringstermijnen.
Boekhoudkundige en fiscale documenten, inclusief puntentransacties gekoppeld aan fiscale documenten	10 jaar (art. 2220 van het Italiaanse Burgerlijk Wetboek), na sluiting van het account waar mogelijk geanonimiseerd.
AI-concierge: berichten	30 dagen.
AI-concierge: voorkeuren en voorgestelde programma’s	90 dagen na de laatste wijziging; bevestigde programma’s volgen de regels voor boekingen. U kunt ze direct verwijderen via de concierge in de app; als u uw toestemming intrekt, sturen we geen verzoeken meer naar OpenAI.
Gegevens van het Privilege-programma	Zolang het lidmaatschap duurt; na 36 maanden zonder verblijven, bestedingen of toegang tot de ledenpagina verwijderd of geanonimiseerd.
Marketingtoestemming	Tot intrekking, of tot 24 maanden na de laatste activiteit.
Bewijs van toestemmingen	Zolang nodig om aan te tonen dat ze zijn verkregen, en in elk geval niet langer dan 10 jaar.
Verificatie- en herstelcodes, toegangslogboeken	Codes: 15 minuten, maximaal 5 pogingen. Toegang: 12 maanden.
ID voor pushmeldingen	Tot u uitlogt, de app verwijdert of het account verwijdert.
Medewerkersaccounts en logboek van handelingen	Account gedeactiveerd aan het einde van de arbeidsrelatie. Logboek van handelingen: 12 maanden, behalve gegevens gekoppeld aan boekhoudkundige documenten.
Technische en beveiligingslogboeken	12 maanden, behalve gerichte bewaring bij incidenten of verzoeken van autoriteiten.

9. Account verwijderen

U kunt uw gastaccount op elk moment kosteloos verwijderen:

• in de app (iOS en Android): in de profielinstellingen, met de functie “Account verwijderen”, bevestigd met het wachtwoord van uw account;
• zonder de app: door te schrijven naar segreteria@deangelisvillage.com vanaf het e-mailadres van het account, met als onderwerp “Cancellazione account Your Stay”.

De verwijdering wordt binnen 30 dagen uitgevoerd en u ontvangt een bevestiging per e-mail. Het verwijderen van het account annuleert geen boekingen: voor wijzigen of annuleren gelden de boekingsvoorwaarden.

Met het account worden het profiel, de chatberichten, de voorkeuren, berichten en programma’s van de AI-concierge, de meldings-ID’s en de marketingtoestemmingen verwijderd of geanonimiseerd. Als u lid bent van De Angelis Privilege, eindigt het lidmaatschap: volgens het Reglement vervallen ongebruikte punten en het niveau, terwijl reeds bevestigde beloningen geldig blijven.

Alleen gegevens die de wet ons verplicht te bewaren of die nodig zijn om een recht te verdedigen, worden voor de termijnen in punt 8 bewaard: contract- en fiscale documenten van boekingen, puntentransacties gekoppeld aan fiscale documenten (waar mogelijk geanonimiseerd), bewijs van toestemmingen en het e-mailadres op de uitsluitingslijst voor promotionele berichten, als u bezwaar hebt gemaakt.

Medewerkersaccounts worden beheerd door de Vennootschap: ze worden gedeactiveerd aan het einde van de arbeidsrelatie of op verzoek bij de leidinggevende van de accommodatie.

10. Rechten van betrokkenen

In de gevallen en binnen de grenzen van de AVG kunt u vragen om inzage in uw gegevens en een kopie, rectificatie, wissing, beperking en overdraagbaarheid van de verstrekte gegevens. U kunt op elk moment bezwaar maken tegen direct marketing en, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG).

Marketingtoestemming trekt u in via de profielvoorkeuren in de app, via de link in elke e-mail of door de Verwerkingsverantwoordelijke te schrijven. Toestemming voor de AI-concierge trekt u in via de conciergevoorkeuren in de app: vanaf dat moment worden er geen nieuwe verzoeken naar OpenAI gestuurd. Pushmeldingen schakelt u uit in de instellingen van het apparaat.

Verzoeken stuurt u naar segreteria@deangelisvillage.com of naar de andere contactgegevens in punt 1. We antwoorden zonder onnodige vertraging en in de regel binnen een maand, te verlengen met twee maanden in de gevallen van art. 12 AVG. Verzoeken zijn kosteloos; bij twijfel over uw identiteit vragen we alleen de informatie die nodig is om die te controleren.

U kunt op grond van art. 77 AVG een klacht indienen bij de Italiaanse toezichthouder (Garante per la protezione dei dati personali) of bij de toezichthouder van uw land van verblijf, en u kunt zich tot de rechter wenden.

Informatie over het indienen van een klacht bij de Garante

11. Minderjarigen

Het account en het Privilege-programma zijn voorbehouden aan meerderjarigen. Gegevens van minderjarigen die met u reizen, blijven beperkt tot wat nodig is voor de boeking en worden niet voor marketing gebruikt. Als we een account ontdekken dat door een minderjarige is aangemaakt, verwijderen we het.

12. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden bijgewerkt bij nieuwe functies van de app of wijzigingen in de wetgeving. De geldende versie is altijd beschikbaar in de app en op deze pagina (https://villaggiocentrovacanzedeangelis.com/nl/privacy-app/). Belangrijke wijzigingen worden vóór de toepassing in de app of per e-mail meegedeeld; de publicatie van een nieuwe versie alleen geldt niet als toestemming.