Informativa privacy contatti e WhatsApp
Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 per chi contatta la struttura dai siti, per WhatsApp, telefono o email · Versione 2026-1 del 26 ottobre 2026
La presente informativa descrive come Resort 95 Village S.r.l. tratta i dati personali di ospiti e visitatori quando scrivono o chiedono assistenza alla struttura. Le richieste arrivano nel Management, il sistema gestionale interno con cui lo staff della reception le riceve, le assegna e le segue fino alla risposta. Lo stesso vale per i messaggi WhatsApp.
Per l’app Your Stay vale l’informativa dell’app Your Stay; per la skill Alexa vale l’informativa Alexa; per la navigazione del sito e i cookie vale la Privacy Policy del sito. I dettagli tecnici della Reception AI (chat, vocali, foto e PDF) sono nell’informativa Concierge AI dei siti, qui riassunta.
1. Titolare del trattamento e contatti
Resort 95 Village S.r.l.
Sede legale: Via Giovanni XXIII, 33 - 63074 San Benedetto del Tronto (AP), Italia
Codice fiscale e numero di iscrizione al Registro delle Imprese: 02344200445
REA: AP - 205865
Email per richieste sulla privacy: segreteria@deangelisvillage.com
PEC: info@pec.resort95village.com
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo i presupposti dell’art. 37 GDPR.
2. Canali e dati trattati
Trattiamo solo i dati che servono alla richiesta che fai. I campi obbligatori sono indicati nei moduli.
| Canale | Dati trattati |
|---|---|
| Reception AI (chat sui siti di Villaggio, Hotel e Beach Club) | Messaggi scritti e risposte, sito e pagina di provenienza, lingua del browser, data e ora. Facoltativi: testo di un vocale trascritto, domanda e analisi testuale di una foto o di un PDF (il file e l’audio non vengono conservati). Un cookie tecnico di 24 ore mantiene la conversazione; un identificativo pseudonimo derivato dall’indirizzo di rete serve solo a limitare gli abusi. Nessun dato è salvato nella memoria del browser. |
| Richiamami | Numero di telefono, nome (facoltativo), motivo, lingua, orario preferito, data e ora della conferma. La richiesta non avvia una telefonata automatica: ti richiama una persona dello staff. |
| Assistenza e segnalazioni (dalla chat o dal modulo Help Desk del sito) | Tipo di richiesta (assistenza o reclamo), categoria e urgenza, messaggio, nome, alloggio, telefono, email, lingua, sito, fascia oraria e giorno preferiti per un intervento nell’alloggio, stato della richiesta e operazioni svolte dallo staff. |
| Preventivi (dalla chat o dai moduli del sito) | Nome, email, telefono, date di arrivo e partenza, numero di adulti, età dei bambini, note, lingua, presa visione dell’informativa (data e ora) e scelta sulla newsletter. |
| Prenotazione di servizi (ristoranti, spiaggia, attività) | Nome, email, telefono, alloggio dichiarato, servizio, data, ora, numero di persone, note. Per alcuni ristoranti la prenotazione è garantita con una carta: il numero della carta è inserito direttamente nella pagina di Stripe e non passa dal Management, che riceve solo l’esito e un riferimento. Promemoria via email 24 ore e 1 ora prima. |
| Questionari di soddisfazione (dopo una richiesta di assistenza o dopo il soggiorno) | Email a cui inviamo il link, voto, esito della richiesta, commento facoltativo. Il link scade dopo 30 giorni. |
| Numero di telefono, nome e foto del profilo WhatsApp come li hai impostati, contenuto dei messaggi e degli allegati che invii, data e ora. Vedi il punto 3. | |
| Telefono ed email | Numero o indirizzo, nome, contenuto della richiesta. Quando la richiesta richiede un seguito, lo staff la registra nel Management indicando il canale. |
| Domande senza risposta | Quando la Reception AI non trova un’informazione registriamo solo l’argomento (da un elenco chiuso), la lingua, la pagina di partenza e la data, per sapere quali informazioni aggiungere al sito. Il testo della domanda non viene salvato e il dato non è collegato a te. |
Non inserire nei messaggi numeri di carta, codici di sicurezza, password, documenti d’identità o informazioni sulla salute. Per allergie, accessibilità o esigenze sanitarie parla direttamente con lo staff, che ti indica il canale adatto: questi dati richiedono anche un presupposto dell’art. 9 GDPR. Se scrivi per conto di altre persone (ad esempio familiari), comunica solo i dati necessari e informale di questa informativa.
3. WhatsApp
Puoi scriverci su WhatsApp al numero della reception +39 380 389 2663 o dai pulsanti WhatsApp dei siti e della Reception AI, che aprono WhatsApp con il numero della struttura già inserito. Per tutti i numeri WhatsApp della struttura valgono le regole di questo punto.
- Chi legge i messaggi. I messaggi sono letti e gestiti dallo staff autorizzato della reception con l’app WhatsApp Business installata su telefoni aziendali della Società. Le risposte sono scritte da persone: oggi su WhatsApp non ci sono risposte automatiche né intelligenza artificiale.
- Registrazione nel Management. Se la richiesta richiede un seguito (un intervento, un preventivo, una prenotazione, un reclamo), lo staff la riporta nel Management con i dati necessari e l’indicazione «WhatsApp» come canale. La conversazione WhatsApp non viene importata nel Management.
- Il ruolo di WhatsApp. WhatsApp è un servizio di WhatsApp Ireland Limited (gruppo Meta). Per il tuo account e per i dati sull’uso del servizio WhatsApp è un titolare autonomo e li tratta secondo la propria Informativa sulla privacy. I messaggi tra te e la struttura sono protetti dalla crittografia end-to-end di WhatsApp.
- Messaggi che ti inviamo noi. Ti scriviamo su WhatsApp solo per rispondere a una tua richiesta o per comunicazioni sul soggiorno che hai chiesto di ricevere così (ad esempio le previsioni meteo, che lo staff invia aprendo WhatsApp con il tuo numero senza salvarlo nel Management). Non usiamo WhatsApp per offerte o promozioni senza il tuo consenso specifico.
- Se non vuoi usare WhatsApp puoi contattarci per telefono, email o Reception AI: il servizio che ricevi è lo stesso.
4. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Rispondere alle richieste di informazioni, di richiamo e ai messaggi su qualsiasi canale. | Art. 6, par. 1, lett. b), GDPR quando la richiesta riguarda un soggiorno o un servizio (misure precontrattuali); lett. f) per le altre richieste, nel legittimo interesse a dare riscontro a chi ci contatta. |
| Preparare e inviare preventivi; gestire prenotazioni di servizi, garanzie con carta e promemoria. | Art. 6, par. 1, lett. b), GDPR: esecuzione del contratto e misure precontrattuali. |
| Gestire assistenza, guasti e reclami durante il soggiorno e tenerne traccia. | Art. 6, par. 1, lett. b), GDPR; lett. f) per documentare la gestione e tutelare i diritti della Società. |
| Chiederti un giudizio sul servizio ricevuto e migliorare le informazioni sui siti (domande senza risposta). | Art. 6, par. 1, lett. f), GDPR: legittimo interesse a migliorare il servizio. Puoi non rispondere o opporti in qualsiasi momento. |
| Inviare newsletter e offerte, se lo hai scelto nel modulo. | Art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e art. 130 D.lgs. 196/2003: consenso facoltativo e revocabile. |
| Sicurezza dei sistemi, prevenzione di abusi e spam, difesa in giudizio. | Art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. |
| Obblighi amministrativi e fiscali legati a prenotazioni e pagamenti. | Art. 6, par. 1, lett. c), GDPR. |
La Reception AI non prende decisioni al posto dello staff: seleziona solo informazioni presenti nei siti ufficiali e non conferma disponibilità, prezzi o prenotazioni. Nessun canale comporta decisioni automatizzate con effetti giuridici ai sensi dell’art. 22 GDPR.
5. Conferimento dei dati
Usare i canali descritti è facoltativo. Senza i dati indicati come necessari nel modulo (ad esempio il numero per Richiamami o l’email per un preventivo) non possiamo dare seguito a quella richiesta, ma puoi sempre usare un altro canale. Il consenso alla newsletter è facoltativo e non incide sulla risposta.
6. Destinatari
I dati sono trattati con strumenti elettronici da personale autorizzato, ciascuno per quanto serve alla propria mansione: reception, assistenza e manutenzione, ristoranti e servizi, direzione. Recapiti e contenuto delle richieste sono visibili ai ruoli di responsabile; lo storico delle conversazioni della Reception AI è riservato alla direzione. Lo staff riceve sul telefono notifiche con un testo generico, senza i tuoi dati.
Possono trattare i dati per conto del Titolare, come responsabili vincolati da un accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR:
- fornitori di hosting, sviluppo e manutenzione dei siti e del Management (Register.it per l’hosting);
- OpenAI, per interpretare i messaggi della Reception AI, trascrivere i vocali e analizzare foto e PDF che scegli di inviare. Non riceve i moduli Richiamami, assistenza e preventivo. La conservazione delle richieste è disattivata (
store:false) e i dati non sono usati per addestrare i modelli; OpenAI può conservarli per un periodo limitato per sicurezza e prevenzione degli abusi, secondo i propri termini; - Google (Google Workspace), per la posta elettronica: conferme dei preventivi, promemoria delle prenotazioni e risposte via email;
- Apple, Google, Microsoft e Mozilla per le notifiche allo staff (solo testo generico).
Stripe tratta i dati della carta per le garanzie di prenotazione come fornitore di servizi di pagamento, anche in qualità di titolare autonomo per le finalità previste dalla normativa sui pagamenti e antifrode. WhatsApp tratta i dati del tuo account come titolare autonomo (punto 3). I dati non sono venduti né comunicati a terzi per finalità proprie.
7. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
OpenAI, Google, Stripe, WhatsApp/Meta e i servizi di notifica possono comportare trattamenti negli Stati Uniti. Il progetto OpenAI usato dalla Reception AI non garantisce un’elaborazione esclusivamente nell’Unione europea. In questi casi il trasferimento avviene con le garanzie degli artt. 44 e seguenti GDPR: decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework per i fornitori certificati o clausole contrattuali standard della Commissione europea. Puoi chiederne copia al contatto privacy del punto 1.
8. Conservazione dei dati
I dati sono conservati per il tempo necessario a ciascuna finalità, poi cancellati o resi anonimi.
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Sessione della Reception AI (cookie e contenuto della conversazione in corso) | 24 ore; poi rimane solo un’impronta tecnica non riconducibile al contenuto, cancellata dopo 90 giorni. |
| Storico delle conversazioni della Reception AI | 12 mesi dall’ultimo messaggio nel Management; l’eventuale copia di archivio è cancellata al più tardi 24 mesi dopo l’ultimo messaggio. |
| Contatori contro gli abusi (identificativo pseudonimo) | Fino a 3 giorni dall’ultimo utilizzo. |
| Richieste di richiamo | 30 giorni dalla richiesta. |
| Richieste di assistenza, segnalazioni e reclami | 24 mesi dalla chiusura, salvo quanto serve per un reclamo o una controversia in corso. |
| Preventivi non confermati | 24 mesi dall’invio. Se il preventivo diventa una prenotazione, valgono i termini delle prenotazioni. |
| Prenotazioni di servizi e documentazione contrattuale e fiscale | Fino a 10 anni, per i termini di prescrizione e gli obblighi di legge (art. 2220 c.c.); i recapiti usati solo per il servizio, 24 mesi dalla data del servizio. |
| Risposte ai questionari | 24 mesi; dopo, solo in forma aggregata e anonima. |
| Messaggi WhatsApp sui dispositivi della reception | 24 mesi dall’ultimo messaggio: le chat più vecchie vengono cancellate periodicamente dai telefoni. |
| Domande senza risposta | Non contengono dati personali; sono conservate le ultime 1.000 registrazioni. |
| Consenso newsletter | Fino alla revoca, o fino a 24 mesi dall’ultima attività. |
| Copie di sicurezza (backup) | A rotazione, entro 30 giorni dalla creazione. In caso di ripristino vengono riapplicati i termini di conservazione. |
9. Diritti delle persone interessate
Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR puoi chiedere l’accesso ai dati e una copia, la rettifica, la cancellazione, la limitazione e la portabilità dei dati forniti. Puoi opporti in qualsiasi momento al marketing diretto e, per motivi legati alla tua situazione, ai trattamenti basati sul legittimo interesse (art. 21 GDPR). La revoca del consenso vale per il futuro.
Scrivi a segreteria@deangelisvillage.com indicando il canale usato (Reception AI, WhatsApp, modulo del sito, telefono o email), la data indicativa e, per WhatsApp, il numero da cui hai scritto. Non inviare password. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e di regola entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi dell’art. 12 GDPR. In caso di dubbi sull’identità chiediamo solo le informazioni necessarie a verificarla.
Puoi cancellare in ogni momento la chat con la struttura anche dalla tua app WhatsApp: questo non cancella la copia sui dispositivi della reception, che puoi chiederci di eliminare.
Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo del Paese di residenza, ai sensi dell’art. 77 GDPR, nonché rivolgerti all’autorità giudiziaria.
10. Minori
I canali di contatto sono pensati per gli adulti. I dati dei minori che viaggiano con te sono limitati a quanto serve alla richiesta, ad esempio l’età per un preventivo, e non sono usati per marketing.
11. Aggiornamenti
L’informativa può essere aggiornata per nuove funzioni o cambi della normativa. In particolare, prima di attivare risposte automatiche o intelligenza artificiale su WhatsApp, telefonate automatiche o la registrazione delle chiamate, la aggiorneremo e lo indicheremo su questa pagina. La versione in vigore è sempre disponibile su questa pagina.